淺談專案管理金三角 (一) 範疇管理

美國專案管理協會 (PMI)推行的 PMP證照,已經有一套非常完整的知識基礎架構了,非常建議任何想從事專案管理的人去了解PMP,而這十幾年,因爲軟體業的興起,對一些管理概念和手法做出調整,而發展出敏捷式管理,我之前的文章就有討論到,而敏捷管理的一些精神,也可以反饋到傳統的專案管理,讓企業的管理效率更加提升,所以2017發行的第六版PMP,也開始提到一些敏捷的概念,之後有機會再來談。下圖是PMP區分的十大領域。

PMP.jpg

談到專案管理,首先一定要先提管理金三角,也就是範疇、時程、成本,爲什麽這三個是金三角呢?因爲這三個指標呈現出目前執行的結果,所以對老闆來講,看這三個指標就可以大概知道專案執行的狀況,但做專案管理,不能只看這三項,因爲這幾個可以說是落後指標 (Lagging Indicators),什麽是落後指標?簡單來説,就是既成事實的結果,只是單純指出結果有沒有達到預期,就像KPI一樣,你知道什麽結果沒達成,然後呢?對所有管理來説,還有一個指標也很重要,那就是領先指標 (Leading Indicators),改天再寫一篇文章來討論這兩個指標,今天先來談範疇。

專案一開始,最重要的是去了解成立專案的來龍去脈,或許有人會問,爲什麽要了解這些?老闆說什麽,我做什麽就好了啊,但這樣其實很危險,只有知道了背後的原因,當專案執行中出現問題,才知道要如何去判斷處理,否則最後出來的結果跟實際需求,很容易會差個十萬八千里,要如何找出背後的原因,可以用冰山理論來看。

專案冰山.jpg

冰山之上,可以看到範疇、時程、成本、資源,這些都只是結果,只是現象,爲什麽會有這些結果產生,都是來自於冰山之下的這些原因所造成的,那些才是問題的根本,因此當能獲取越多的正確資訊,就越能做出正確的決策,但要知道,沒有人能收集到百分百正確的訊息,但如果本來只有10%的把握,能提升到30%不是更好嗎?了解越多,掌握度就越高,風險就會越低

很多人可能會想,專案的需求,對方不是要把規格先講清楚嗎?但這是非常被動的做法,尤其現在這個快速變動的時代,今天的狀況是這樣,明天可能就變了,所以比較好的想法應該是,客戶沒有義務把需求講具體,也沒有義務要了解產品特性,我們要去引導客戶講清楚,甚至比客戶更了解客戶自己的想法,擧個例子,還沒發明出汽車前,問坐馬車的人,他的需求是什麽?他會說想要"跑得更快的馬",因爲那時跟本沒有汽車的概念,而他真正的需求是"更快的交通工具",這才是要去解決的問題。

專案.jpg

上圖是執行專案時,需要了解的資訊,其中有個很重要的因子,那就是風險,任何的不確定性都可以稱作是風險,這些都可能在專案執行過程中,突然發生了,而對專案造成傷害,那要怎麽避免呢?那就是主動去面對,盡量減少風險的發生幾率,比如説不確定某個關鍵資源在某個時間點,是不是能給專案使用?一個負責的專案管理人員,就要主動去排除任何會讓這個風險發生的幾率,持續確認關鍵資源的使用狀況,也確認專案的進度在預計的時間點,能完成預計的工作,這才是積極面對的做法。

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