商業分析之路(八)確認最終方案

前一篇談到,假設目前已有了許多的解決方案,那身為BA要怎麽從中建議最適合方案,並協助公司高層做出最後的決策,確認最終方案,就是這篇要談的内容。

依照商業分析的流程,這時候的解決方案内容,只會是比較初步的,只有概念、方向,沒有太深入的細節,比如:時間、成本、技術、細部需求…等,這時BA就要進行可行性評估,了解所有方案的優缺點,並進行優先度排序,讓公司高層能清楚知道各個方案的利弊,最後促成高層達成共識,做出最適合的決策。

辨識每個方案的限制、假設及風險

在進行可行性評估前,首先要知道各個解決方案的限制、假設及風險,這些都是進行可行性評估的重要參數,BA必須先了解這些,才能判斷出哪個方案是最適合的,這些内容會牽扯到許多的專業知識,必須做各項調查以及詢問專業人士。

  • 限制 (Constraints):所謂的限制是指,會約束解決方案的運作或技術的各種事件和狀況,可能是物理上、技術上、時間上…等。下面舉幾個例子都是限制:方案A是購買硬體,那公司的廠房空間、廠商交貨時間、現有人員是否會操作…等;方案B是導入新的資訊系統,那舊有系統的資料是否可轉移、資料格式是否相同、導入的時間…等。做任何事情一定都會有不同的限制,如果不事先了解,貿然就採用了某個方案,很容易就會導致失敗。
  • 假設 (Assumptions):假設是指,某個事件和狀況,在無法證明的情況下,先視爲成立、確定的。爲什麽要有假設?因爲世界上無法確定的事情太多了,如果不做任何假設的話,將無法採取任何行動,比如:發現大部分的消費者,開始轉向網絡購物的消費模式,電子商務在未來會越來越重要,假設這個結論是成立的,因此基於這個假設,公司必須要建置購物網站,以在未來的商業競爭取得優勢。當然,怎麽設定假設也是一個很吃產業知識和專案經驗的事,這就需要實作的累積,但不論如何,套句老話,任何事情都要大膽假設,小心求證,專案執行中,若發現某個假設是錯誤的,那就要立即重新評估,修正計劃。
  • 風險 (Risks):風險是指,知道有某個事件或狀況,但不確定會不會發生。比如:臺灣每年都會有颱風,但不確定會不會來,也不知道什麽時候會來,這就是風險。而任何事情都是預防勝於治療,針對這個風險,就要先做事前的準備,不管是風險準備金或緊急應變措施。風險的大小,也是高層在做決策時,很大的一個考量,如果能在執行專案前,就把風險降到最低,專案成功的機率就會大幅提升。

進行可行性評估 (Feasibility Assessment)

在找到最適合的解決方案前,BA必須進行可行性評估,在這個階段,有時就可直接刪除一些不符合需求的選項,比如:客戶要求在6個月内就要交貨,那自行研發的時間要9個月,就不可行了。而這時候進行的評估,除了技術、功能、時間…等的評估,只會做基本的成本評估,取得大概的成本,而不會進行完整的成本效益分析 (Cost-Benefit Analysis),因爲一個完整的成本效益分析非常耗時,如果每個解決方案都要做的話,會花費太多時間,大部分是等最後確定要採用哪項方案後,再來執行完整成本效益分析。接下來介紹幾個常見的可行性評估:

  • 營運可行性 (Operational Feasibility):評估解決方案是否能在公司内實際運作,並探討所需營運資源,比如:解決方案是否適用公司目前的組織架構?對公司帶來的衝擊是什麽?面對這樣的衝擊,公司需要做什麽調整?採用此方案,長期營運需要哪些資源?
  • 技術可行性 (Technology Feasibility):評估解決方案的技術,是否與公司現有的技術有衝突?公司是否擁有此技術?若沒有,需要如何才能獲得這樣的技術?若有,需要強化到什麽程度?
  • 時間可行性 (Time Feasibility):此評估,最主要就是看是否符合商業上的時間,比如要買新設備提高產能,目標三個月内就要開始生産,廠商說要6個月才能交貨,那這個方案就無法達成了。
  • 成本效能可行性 (Cost-Effectiveness Feasibility):這是基本的成本評估,主要是確認方案本身,以及前置與長期營運的成本是多少?預期產生的效益是多少?公司是否有所需的資金?若沒有,要如何取得?

做了上面幾項評估之後,BA還需要考慮每個方案的執行替代方案,比如:想擁有購物網站,可能自行開發,也可外包給開發商,兩種方式都要做評估。考慮的越詳細,做出來的評估才會越準確,但就像這個我之前在商業分析的定位與重要性所講,評估不可能達到百分之百準確,但絕對比完全不做評估來得好。

決定最後的方案

BA在完成可行性評估,在進行各項解決方案的優先度排序時,可利用加權指數來進行排序 (Weighted Ranking),而在對公司高層進行報告時,也可讓關鍵利害關係人再次進行排序,以讓大家達成共識,而這個共識,就是最終選定的方案。

選定的方案出來之後,就可進行完整的成本效益分析,算出執行這個解決方案所需的成本以及預期的投資報酬率,這些就是未來啓動專案的預算及預期目標了,下一篇就是這個系列的最後一篇,來談如何將商業需求轉成完整的商業企劃書,成爲啓動專案的依據。

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